به گزارش خبرگزاری تسنیم از گرگان ، صندوق پستی از منظر ارتباطات نهادی یک ابزار ساده نیست، بلکه یک «نظام نشانه شناختی» پیچیده است که نشان دهنده کارآمدی یا ناکارآمدی نظام اداری- ارتباطی یک جامعه است. آنچه امروز در بدنه‌های مرده این صندوق‌ها می‌بینیم نه تنها یک مشکل اجرایی، بلکه ناکارآمدی زنجیره ارتباطی سه‌سویه است: شکاف بین سیاست‌گذاری و اجرا، شکاف بین ارائه‌دهنده و گیرنده خدمات، و تضاد بین فناوری سنتی و الگوهای ارتباطی جدید. سپیده سپهری، دکترای علوم ارتباطات وی در یادداشتی که برای خبرگزاری تسنیم ارسال کرده، با رویکردی انتقادی به تحلیل این ناکارآمدی ارتباطی پرداخته و راهکارهایی را برای بازگرداندن اعتماد نهادی از طریق طراحی سامانه ارتباطی یکپارچه ارائه کرده است که در ادامه می خوانید:
در زمانی که بسیاری از چیزها به سمت دیجیتالی شدن پیش می‌روند، ممکن است انتظار داشته باشیم که ابزارهای سنتی مانند صندوق‌های پستی نیز به روشی کارآمدتر و به‌روز کار کنند. اما وقتی به ساختمان‌های مسکونی و اداری نگاه می‌کنیم، با این واقعیت مواجه می‌شویم که این صندوق‌های پستی به ابزاری بی‌استفاده و صرفاً تزئینات بی‌فایده تبدیل شده‌اند. قانونی که مستلزم نصب این صندوق ها بود اکنون به نمادی از عدم نظارت و ناکارآمدی در اجرا تبدیل شده است.
نصب صندوق های پستی ابتدا با هدف تسهیل در دریافت نامه ها و مکاتبات برای ساکنان پیشنهاد شد. ایده ای که منطقی و قابل دفاع بود. اما آیا در عمل این اتفاق افتاده است؟ اگر کمی دقیق تر به این جعبه ها نگاه کنیم، بیشتر آنها خالی از حروف و محتویات هستند و بسیاری از آنها یا آسیب دیده اند یا از ابتدا به درستی استفاده نشده اند. سوال اساسی این است: چرا این وجوه با وجود الزام قانونی بلااستفاده مانده است؟
یکی از دلایل مهم این مشکل عدم نظارت جدی و مستمر است. پس از نصب وجوه، هیچ دستگاه یا سازمانی به طور مستمر بر عملکرد آنها نظارت نمی کند. این عدم نظارت به این معنی است که حتی اگر وجوه شکسته یا استفاده نشده باشد، هیچ اقدام اصلاحی انجام نمی شود. همچنین این عدم نظارت باعث شده است که پستچی ها گاهی نامه ها را داخل این صندوق ها قرار ندهند. شاید به دلیل فشار کاری، عدم آموزش کافی یا حتی بی دقتی باشد. در نهایت ساکنین به این سیستم اعتماد ندارند و حتی در صورت دریافت نامه ممکن است مستقیماً به اداره پست مراجعه کنند.
یکی دیگر از مشکلاتی که نباید نادیده گرفت طراحی و محل قرارگیری جعبه ها است. برخی از جعبه ها به قدری کوچک یا غیرقابل استفاده هستند که برای پستچی ها دشوار است که نامه ها را در آنها قرار دهند. همچنین نصب باکس ها در مکان های نامناسب یا غیر قابل دسترس حتی ساکنین را نیز نتوانند به راحتی از آنها استفاده کنند. همه این موارد دست به دست هم می دهند تا صندوق پستی به جای ابزاری کارآمد، یک وسیله صرفاً تزئینی باشد.
با این شرایط سوالی که مطرح می شود این است که آیا الزام نصب صندوق پستی بدون مکانیزم نظارت و پشتیبانی معنایی دارد؟ آیا بهتر نیست به جای اصرار بر یک الزام بی اثر، به دنبال راه حل های کاربردی و مدرن تر باشیم؟
امروزه فناوری های جدید امکان دریافت مکاتبات و اطلاعیه ها را به صورت دیجیتالی فراهم کرده است. پیام رسان های داخلی مجتمع های مسکونی، سامانه های اطلاع رسانی الکترونیکی و پست الکترونیکی می توانند جایگزین مناسبی برای نامه های کاغذی باشند. در کنار این موارد باید فرهنگ استفاده از خدمات پستی و اهمیت صندوق پستی را به ساکنین و پستچی ها آموزش داد.
نکته دیگر تعیین تکلیف مسئول مشخص در هر ساختمان برای نظارت بر وضعیت وجوه و پیگیری هرگونه نقص و آسیب است. این اقدام ساده می تواند بسیاری از مشکلات فعلی را کاهش دهد.
در نهایت، نصب صندوق پستی نباید به انجام یک کار قانونی و نمایشی محدود شود. بلکه باید در کنار نظارت مستمر، آموزش و به روز رسانی روش ها به ابزاری واقعی برای تسهیل دریافت نامه ها تبدیل شود. در غیر این صورت، این سرمایه ها نه تنها هزینه های غیرضروری را بر ساختمان ها تحمیل می کنند، بلکه تصویری نامناسب از ناکارآمدی و بی توجهی به دست می دهند.
از سوی دیگر عدم هماهنگی بین نهادهای مختلف به این وضعیت دامن زده است. اداره پست، سازمان های کنترل ساختمان، شهرداری و حتی انجمن های ساکنان باید برای اجرای این الزام با هم همکاری کنند. در عمل، فقدان همکاری و مسئولیت مشترک، صندوق های پستی را بدون کارکرد مشخص رها کرده است.
امنیت نیز یک نگرانی است. طراحی یا نگهداری نادرست صندوق پستی می تواند به راحتی به هدف سرقت یا سوء استفاده تبدیل شود. طبیعی است که ساکنان وقتی از امن بودن پست خود مطمئن نیستند به این صندوق ها اعتماد نکنند و در نهایت این الزام عملاً بی معنی می شود.
در این شرایط چه نیازی به نصب صندوق پستی وجود دارد که حتی پستچی ها و ساکنان حاضر به استفاده از آن نیستند؟ پاسخ به این سوال تنها به مجریان قانون محدود نمی شود. بلکه باید رویکردی عملی، کارآمد و انسانی اتخاذ شود.
به جای تمرکز فقط بر نیاز نصب، بهتر است بر آموزش، فرهنگ سازی و بهبود زیرساخت ها تاکید شود. به عنوان مثال، استفاده از صندوق های پستی هوشمند که با فناوری های جدید مانند رمزگذاری و هشدارهای الکترونیکی همراه است، می تواند انگیزه استفاده را افزایش دهد. همچنین، تشویق پستچی ها به استفاده منظم از جعبه ها از طریق سیستم های نظارتی و بازخورد دوره ای می تواند مشکل را کاهش دهد.
مجموعه این اقدامات نیازمند برنامه ریزی دقیق، تخصیص منابع و از همه مهمتر عزم جدی مسئولان است. در غیر این صورت صندوق های پست خالی و شکسته می مانند و این الزام قانونی تنها به یک رویه بی فایده تبدیل می شود.
به هر حال، ما در عصر ارتباطات زندگی می کنیم و انتظار داریم ابزارهای ارتباطی ما کارآمد، قابل اعتماد و به روز باشند. صندوق های پستی که زمانی نماد ارتباطات شهری بودند، اگر به درستی از آنها مراقبت نشود، امروز به نماد ناکارآمدی تبدیل خواهند شد. بنابراین زمان آن فرا رسیده است که علاوه بر الزامات قانونی، به نظارت دقیق و راهکارهای نوآورانه روی بیاوریم تا این وجوه به جای تزئینات، به ابزار ارتباطی واقعی تبدیل شوند.
نگاهی به تجربه کشورهای دیگر نشان می دهد که پرداختن به صندوق پستی تنها به نصب محدود نمی شود. در بسیاری از کشورها، مدیریت صندوق های پستی به یک سیستم هوشمند و قابل نظارت تبدیل شده است. به عنوان مثال استفاده از صندوق های پستی مجهز به حسگرهایی که با قرار دادن نامه یا بسته ای در داخل آن به صاحب صندوق اطلاع می دهند، اعتماد و استفاده ساکنین را افزایش داده است.
علاوه بر این، برخی از کشورها سیستم های گزارش وضعیت صندوق پستی آنلاین را راه اندازی کرده اند تا ساکنان بتوانند از دریافت نامه ها و بسته ها در زمان واقعی مطلع شوند. این نوع فناوری ها علاوه بر افزایش امنیت، نگرانی در مورد مفقود شدن یا تاخیر در مکاتبات را کاهش می دهند.
در کنار فناوری، آموزش و فرهنگ نیز نقش بسیار مهمی ایفا می کند. مقامات محلی، مدیران ساختمان‌ها و حتی شرکت‌های پست باید به‌طور دوره‌ای جلسات آموزشی برگزار کنند تا اهمیت استفاده از صندوق‌های پستی و نحوه استفاده صحیح از آنها برای ساکنان و پستچی‌ها روشن شود. بدون فرهنگ، بهترین تجهیزات و امکانات هم نمی توانند به درستی کار کنند.
نکته دیگر تعیین یک فرد مشخص در ساختمان است تا به عنوان رابط بین ساکنین و اداره پست عمل کند. این فرد می تواند مشکلات مربوط به صندوق های پستی را پیگیری کند، در صورت بروز نقص اقدامات لازم را انجام دهد و بازخورد ساکنان را به سازمان های مربوطه برساند.
البته نباید از این نکته غافل شد که روند جهانی به سمت کاهش استفاده از حروف کاغذی و افزایش مکاتبات دیجیتال پیش می رود. این در حالی است که هنوز در کشور ما و بسیاری از نقاط جهان نامه های رسمی و بعضا اطلاعیه های مهم به روش سنتی ارسال می شود و حذف کامل صندوق پستی در شرایط فعلی اصلا منطقی نیست.
بنابراین باید همزمان با پیشرفت تکنولوژی، صندوق های پستی نیز بهبود یافته و به روش های مدرن تری مجهز شوند. این کار نه تنها سلامت این ساختار قدیمی ارتباطی را حفظ می کند، بلکه باعث افزایش رضایت ساکنین و کارایی سیستم پست می شود.
باید تاکید کرد که صندوق های پستی نباید بدون حمایت نظارتی صرفاً به اجرای قانون تبدیل شوند. آنها باید بخشی از یک سیستم منظم و کارآمد باشند که هم نیازهای ساکنان را برآورده کند و هم روند پستی را بهبود بخشد.
برای دستیابی به این هدف لازم است مسئولان مربوطه در نظارت و پیگیری جدیت بیشتری داشته باشند، مدیران ساختمان همکاری بیشتری با اداره پست داشته باشند و فرهنگ استفاده صحیح از صندوق پست در بین مردم توسعه یابد.
همچنین استفاده از فناوری های جدید و راهکارهای دیجیتال می تواند تحول بزرگی در این زمینه ایجاد کند و صندوق های پستی را از دکوراسیونی بی فایده به ابزاری کاربردی و قابل اعتماد تبدیل کند.
در صورت عدم ایجاد این تغییرات، ادامه این روند منجر به افزایش هزینه های بی حاصل و نارضایتی مردم می شود و صندوق های پستی بدون آدرس و شکسته می مانند.
پس وقت آن است که از وضعیت فعلی عبور کنیم و به جای نمایشی بیهوده، صندوق های پستی را به نمادی واقعی از ارتباطات و تعامل در زندگی شهری تبدیل کنیم.
انتهای پیام/
منبع:تسنیم
